國(guó)內(nèi)很少有寫(xiě)郵件的習(xí)慣，但到了國(guó)外的高校，幾乎什么事都要用郵件和教授溝通!哪怕你現(xiàn)在還沒(méi)出國(guó)，可能也要開(kāi)始寫(xiě)郵件來(lái)溝通申請(qǐng)事宜。這讓不少留學(xué)生感到頭禿”~
別擔(dān)心，今天為大家準(zhǔn)備了一份保姆級(jí)寫(xiě)郵件攻略!包含了寫(xiě)郵件的基本格式以及需要注意的問(wèn)題等等。
| 寫(xiě)郵件的基本格式
一封合格的郵件無(wú)外乎緊抓幾個(gè)部分—— 標(biāo)題+稱(chēng)呼+正文+落款!
1. 標(biāo)題
標(biāo)題的精髓就四個(gè)字：簡(jiǎn)明扼要。
因?yàn)榻淌诿刻於家邮沾罅苦]件，所以說(shuō)明來(lái)意，必要時(shí)附上個(gè)人信息，例如 student ID 等，非常重要。
2. 稱(chēng)謂：Dear Professor XX”
寫(xiě)給教授的電子郵件應(yīng)當(dāng)以Dear Professor XX”開(kāi)頭， 如果這是你第一次聯(lián)系這位教授，你可以用Dear”或Hello”來(lái)開(kāi)頭。
一般來(lái)說(shuō)Professor”是最常見(jiàn)的稱(chēng)謂，簡(jiǎn)寫(xiě)成Prof.”也可以。
假如你的教授是個(gè)Ph.D.，那就要以Dr. XX來(lái)稱(chēng)呼，假如你并不知道TA是否是個(gè)Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.
Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都是可以的。
最好不要用Mr.”或Mrs.”這種區(qū)分性別的稱(chēng)謂去稱(chēng)呼你的教授，在和大學(xué)教授的郵件中就會(huì)顯得不夠成熟、沒(méi)有專(zhuān)業(yè)風(fēng)范。
小貼士：這里要強(qiáng)調(diào)的是，我們前文給出的模板是Dear Professor XX”，但自己寫(xiě)的時(shí)候一定要記得把這里的 XX 替換成收件人的名字，并確保你把對(duì)方的名字拼寫(xiě)正確了。
在撰寫(xiě)電子郵件的時(shí)候要格外注意這些特殊的小細(xì)節(jié)，這將會(huì)讓收件人感到你的誠(chéng)意和尊重。
3. 正文
一般來(lái)說(shuō)，正文又可以分為這幾個(gè)部分：
· 簡(jiǎn)單問(wèn)候
· 自我介紹
· 郵件目的
· 詳細(xì)內(nèi)容
(1)問(wèn)候語(yǔ)——
寫(xiě)郵件時(shí)不能一開(kāi)場(chǎng)就直奔主題，而要說(shuō)一些寒暄語(yǔ)，為你的郵件奠定友好真誠(chéng)的基調(diào)。
如果你不太了解收件人，你可以說(shuō)些比較空泛的寒暄語(yǔ)。
寒暄客套：
· I hope you enjoyed the weekend!”(希望你周末過(guò)得愉快)
· hope you’re enjoying the weather today.”(希望你喜歡今天的天氣)
· hope you had a lovely break.” (希望你有一個(gè)愉快的假期)
不管是寫(xiě)給誰(shuí)的郵件，在正文開(kāi)頭寫(xiě)寒暄語(yǔ)將會(huì)顯得你很有禮貌!
(2)自我介紹——
點(diǎn)明姓名、班級(jí)、與教授的聯(lián)系(方便Ta想起你)即可。
例如：My name is XX and l am your student in XXX class.
最好寫(xiě)清楚具體的課號(hào)，因?yàn)榻淌诤芸赡芡瑫r(shí)給同專(zhuān)業(yè)的多個(gè)課程授課，這樣有助于提高溝通的有效性。
自我介紹完之后，可以適當(dāng)Flatter them，拍拍馬屁表示自己非常喜歡他們的課程，
例如：I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
表明身份、向教授解釋了你們是如何認(rèn)識(shí)的之后，下一步就是要提出自己的請(qǐng)求了。
(3)郵件目的——
問(wèn)候和自我介紹完之后，最好簡(jiǎn)單明了地告訴教授這封郵件的重點(diǎn)或目的。
I am writing to inquire…(我寫(xiě)這封信是想詢(xún)問(wèn)...)
I am writing in reference to…(我寫(xiě)這封信是關(guān)于…)
提出請(qǐng)求之前需要確定這個(gè)問(wèn)題是你自己無(wú)法解決的，而不要提出一大堆你本應(yīng)該自己能夠找到答案的問(wèn)題。
(4)詳細(xì)內(nèi)容——
這是郵件最重要的部分!我們需要高效地向教授表達(dá)來(lái)意及請(qǐng)求!
大家可以記住簡(jiǎn)單的3C原則，即 clear清晰，correct正確，concise簡(jiǎn)明。
例如：
l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問(wèn))
I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推薦信)
Could you please tell me what to do next? (請(qǐng)求)I would be grateful if you could give me more time to...
Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)
4. 致謝落款
此時(shí)的教授已經(jīng)看完你的郵件，別忘了再次發(fā)出感謝。
可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.
最后就是落款了， 別忘了第一個(gè)字母大寫(xiě)：
· Sincerely(最正式最穩(wěn)妥)
· Yours sincerely
· Respectfully
· Best
· Best regards
| 需要注意的問(wèn)題
1. 給教授發(fā)郵件的時(shí)候最好使用該學(xué)校的郵箱，而不要使用你的私人郵箱。因?yàn)樗饺肃]箱發(fā)給教授的郵件很有可能會(huì)被拒收。
2. 郵件標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)能夠讓收件人一看就知道這封郵件是關(guān)于什么的，才能確保雙方之間的溝通清晰明了。
3. 中式思維要避免，外國(guó)人習(xí)慣第一個(gè)是最重要的，最后一個(gè)則不是，要將重要問(wèn)題放在前面。
4. 注意語(yǔ)言使用得體，慎用表情符號(hào)、縮寫(xiě)以及大小寫(xiě)。
5. 不要過(guò)分殷勤，在郵件中對(duì)教授表達(dá)禮貌很重要，但是要適度，尊重教授的同時(shí)也要尊重自己，只有不卑不亢才能得到對(duì)方的尊重!
6. 如果郵件發(fā)出去一星期了還沒(méi)收到回復(fù)的話(huà)，你可以親自去找教授或者再發(fā)一封郵件跟進(jìn)。
7. 還有一點(diǎn)很重要，那就是在你點(diǎn)擊Send”前一定要再三檢查你的郵件內(nèi)容以及附件!
能夠撰寫(xiě)專(zhuān)業(yè)的郵件是一項(xiàng)十分寶貴的技能，也是一個(gè)熟能生巧的過(guò)程。
一封清晰又有禮貌的郵件還能讓收件人更有可能認(rèn)真回答你的問(wèn)題，同時(shí)也培養(yǎng)了你和教授之間的關(guān)系。
看完了的這篇文章，希望你現(xiàn)在已經(jīng)清楚了給教授的電子郵件需要包括哪些結(jié)構(gòu)、注意哪些問(wèn)題等，相信下一封郵件你就能把這些知識(shí)要點(diǎn)都派上用場(chǎng)。
最后，祝各位小伙伴每個(gè)學(xué)期都能順順利利鴨~