第一章 總則
第一條 為規(guī)范本省中小學生學籍管理，進一步提升管理科學化、規(guī)范化水平，保障適齡兒童、少年受教育的權利，根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國義務教育法》及教育部《中小學生學籍管理辦法》，結合本省實際情況，制訂本實施細則。
第二條 本細則適用于本省各級人民政府、企業(yè)事業(yè)組織、社會團體、其他社會組織及公民個人依法舉辦的小學、初中、普通高中、特殊教育學校、專門學校及其他依法實施義務教育的學校（以下簡稱“中小學校”）和在這些學校就讀的學生（以下簡稱“中小學生”）。
第三條 我省中小學生學籍管理實行省級統(tǒng)籌，市、縣分級負責，學校具體實施。
全省中小學生學籍實行信息化管理，統(tǒng)一使用全國中小學生學籍管理系統(tǒng)（以下簡稱“電子學籍系統(tǒng)”）。
省級教育行政部門負責統(tǒng)籌本行政區(qū)域內中小學生學籍管理工作，制訂學籍管理辦法實施細則，指導、督查各地和中小學校按照國家和本省有關要求建立規(guī)范的學生學籍管理制度；建設省級中小學生數(shù)據(jù)庫和電子學籍系統(tǒng)運行環(huán)境，保證系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)交換。
市級教育行政部門負責指導、督促和檢查縣級教育行政部門落實國家和省關于中小學生學籍管理的各項規(guī)定要求，制訂本市學籍管理具體操作細則；統(tǒng)籌管理本市中小學生學籍工作；作為學籍管理部門指導本行政區(qū)域內普通高中和直管學校的學籍管理工作并應用電子學籍系統(tǒng)進行相應管理；定期向省級教育行政部門上報轄區(qū)內中小學校學生學籍信息變動情況。
縣級教育行政部門具體負責本行政區(qū)域內中小學校的學生學籍管理工作；作為學籍管理部門指導義務教育階段學校的學籍管理工作并應用電子學籍系統(tǒng)進行相應管理；督促中小學校按國家、省、市相關規(guī)定做好學生學籍的日常管理工作；定期向市級教育行政部門上報轄區(qū)內中小學校學生學籍信息變動情況。
各中小學校負責學生學籍信息收集、匯總、校驗、上報，應用電子學籍系統(tǒng)開展日常學籍管理工作，確保信息真實、準確、完整。校長是學籍管理的第一責任人，分管學籍工作的副校長是主管責任人，學校學籍管理員是直接責任人。學校應有分管校領導及職能科室，每校都要有學籍管理員，規(guī)模較大學?？稍O多名學籍管理員分別管理。
第二章 學生學籍信息管理
第四條 學生學籍信息數(shù)據(jù)按“學校收錄、屬地監(jiān)控、分級審核、全省聯(lián)網(wǎng)”和“小學入學建檔，各學段隨轉”的原則進行管理。
第五條 中小學校須嚴格按照國家、省、市有關規(guī)定為本校學生建立學籍檔案，對學生學籍進行規(guī)范管理。
學校學籍檔案和學生學籍檔案包括電子檔案和紙質檔案。電子檔案納入電子學籍系統(tǒng)管理，紙質檔案由學校學籍管理員負責管理。
第六條 各中小學校應當建立學校學籍檔案并永久保存。學校學籍檔案內容包括：
（一）在校生分班名冊（附件1）；
（二）學生轉學申請及相關證明材料；
（三）學生休學、復學，退學情況（附件2、3）；
（四）畢業(yè)生花名冊（附件4）；
（五）初中、高中學校初一、高一新生錄取花名冊。
（六）相關證明資料、學生獎勵處分材料及地方教育行政部門規(guī)定的其他信息和材料。
第七條 學生因入學、休學、復學、轉學、退學等原因使學籍信息發(fā)生變化及學籍進行轉接、畢業(yè)（結業(yè)、肄業(yè)）時，學校應及時更新確認電子學籍系統(tǒng)中的有關信息，并將證明材料歸入學校學籍檔案和學生學籍檔案。學籍管理部門應對學校學籍檔案和學生學籍變動信息進行審核、確認。
第八條 學校合并，其學籍檔案移交并入的學校管理。學校撤銷，其學籍檔案移交原學校隸屬的教育行政部門指定的單位管理。
學生最后終止學業(yè)的學校應當歸檔永久保存學生的學籍檔案。
第三章 入學、注冊
第九條 全省義務教育年限為九年，實行“六·三”制或九年一貫制。全省普通高中教育年限為三年，實行三年制或與義務教育階段連貫的六年、十二年一貫制。
小學、初中、普通高中均實行每年秋季入學。學生學籍以學校為單位建立。
中小學校嚴格按照教育行政部門制定的招生政策，規(guī)范有序招收錄取新生。民辦義務教育學校招生納入審批地統(tǒng)一管理，與公辦學校同步招生；對報名人數(shù)超過招生計劃的，一律實行電腦隨機錄取。公辦民辦普通高中按審批機關統(tǒng)一批準的招生計劃、范圍、標準和方式同步招生。各學校嚴格按計劃招生，招收的學生由學校到學籍管理部門辦理審批手續(xù)后建立學籍檔案。未經(jīng)教育行政部門批準，一律不得進行新生學籍注冊。
第十條 小學初次辦理入學注冊手續(xù)后，學校應當從學生入學之日30天之內為其建立學籍檔案，通過電子學籍系統(tǒng)申請學籍號。
學生學籍檔案內容包括：
（一）學籍基礎信息及信息變動情況；
（二）學籍信息證明材料（戶籍證明、轉學申請 、休學申請等）；
（三）學生綜合素質評價（發(fā)展）報告；
（四）體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等；
（五）在校期間的獲獎信息；
（六）享受資助信息。
學生基本信息表采用國務院教育行政部門統(tǒng)一制訂的格式。
體質健康測試信息在國家學生體質健康網(wǎng)數(shù)據(jù)上報平臺中錄入，并下載學生登記卡（具體格式見附件5），留檔。
電子學籍建立程序為：
1.學校向學生下發(fā)紙質《學生基本信息表》（附件6）；
2.由學生或其監(jiān)護人填寫《學生基本信息表》相關內容后交回學校，經(jīng)班主任、學校學籍工作主管領導審核后，由學校學籍管理員打印、下發(fā)給學生和監(jiān)護人再次簽字確認。
3.經(jīng)學生父母或其他監(jiān)護人、班主任簽字確認后，學校學籍管理員按照《學生基本信息表》所填內容及照片錄入電子學籍系統(tǒng)，經(jīng)學校和學籍管理部門審核通過后，電子學籍正式建立。學籍號由學籍系統(tǒng)自動生成，一人一號，終身不變。學校應將學生父母或其他監(jiān)護人簽字確認的《學生基本信息表》作為學生學籍檔案存檔。
第十一條 中小學所有新生應按時到校報到，辦理入學手續(xù)。如因病或因特殊情況不能如期辦理入學手續(xù)者，須在開學前一周內持有關證明向學校申請延期辦理入學手續(xù)，延期期限不超過兩周。超過延期期限仍不能正常入學的，按照本細則第五章規(guī)定辦理休學手續(xù)。
普通高中新生開學后10個工作日內不到學校辦理入學手續(xù)、又不辦理延期手續(xù)，或延期期限內仍不報到者，取消其入學資格并注銷普通高中學籍。如發(fā)現(xiàn)有通過采取舞弊、弄虛作假等不正當手段騙取入學資格的普通高中新生，由學校報學籍管理部門取消其普通高中學籍。
初中、普通高中學校各學年度錄取新生后，要接續(xù)管理新生學籍，市、縣學籍管理部門須在各學年開學30天內核準本行政區(qū)域內初中、高中學生錄取花名，通過電子學籍系統(tǒng)進行招生信息錄入，并重新采集、上傳新生照片，更新完善電子學籍檔案中的其他信息。
第十二條 小學、初中、普通高中招生結束后，由學校對新生進行分班。小學、初中實行均衡編班。
小學班容量原則上限定在45人以內，六年內不超過50人；初中班容量原則上限定在50人以內，三年內不超過55人；普通高中高一年級班容量限定在50人以內，三年內不超過56人。
第十三條 學校不得以虛假信息建立學生學籍，不得重復建立學籍。
學籍管理實行“籍隨人走”。除特殊教育學校、專門學校和普通學校接收特殊教育學校學生隨班就讀外，學校不得接收未按規(guī)定辦理轉學手續(xù)的學生入學。殘疾程度較重、無法進入學校學習的學生，由承擔送教上門的學校為其建立學籍。
第十四條 中小學生在學習期間，如學生父母或其他監(jiān)護人提出修改學生基礎信息的，憑《居民戶口簿》或其他證明文件向學校提出申請，并附相關證明復印件，由學校通過電子學籍系統(tǒng)發(fā)起學生學籍信息變更申請，并報學籍管理部門審批。學籍管理部門核準變更后，由學校及時維護電子學籍系統(tǒng)中的有關信息。學生畢業(yè)（結業(yè)、肄業(yè)）后，其原學籍信息不得修改。
第四章 升學、轉學
第十五條 學生在接受義務教育和普通高中教育期間，正常升級學生的學籍信息更新，由電子學籍系統(tǒng)自動完成。學校應在初一、高一新生入學之日30天之內辦理新生學籍轉接。
第十六條 學生在接受義務教育期間，不得隨意轉學。義務教育階段學生，原則上因家庭居住地跨省、市、縣（市、區(qū)）遷移且戶籍已遷入居住地，或外來務工人員務工地跨省、市、縣（市、區(qū)）發(fā)生變化確需轉學的，由父母或其他監(jiān)護人提出申請，經(jīng)轉出學校和轉入學校同意，并經(jīng)雙方學校學籍管理部門批準后，可以申請轉入戶籍所在地或務工所在地學校就學。
學生在接受普通高中教育期間，原則上不予轉學。因家庭居住地跨省、市、縣遷移（不含同城區(qū)內遷移）且戶籍已遷入居住地無法在原學校學習的，可由學生或其監(jiān)護人提出申請，經(jīng)轉出學校和轉入學校同意，并經(jīng)雙方學校學籍管理部門批準后，轉入戶籍所在地教學水平相當?shù)钠胀ǜ咧袑W校就學。
義務教育階段隨遷子女的轉學條件與轉入地區(qū)對隨遷子女的入學條件相一致。
第十七條 轉學審批過程在網(wǎng)上完成。由父母或其他監(jiān)護人向轉入學校提出申請，轉入學校在電子學籍系統(tǒng)內上傳戶籍證明、居住證等有關證明材料，由轉入學校及學籍管理部門、轉出學校及學籍管理部門審批核辦。轉學一般應在學期初15天之內辦理。
轉學成功后，轉入學校依據(jù)收到的學籍檔案為學生接續(xù)檔案。轉出學校應保留電子檔案備份，同時保留必要的紙質檔案復印件。
跨省轉入山西的普通高中學生，已在當?shù)貐⒓悠胀ǜ咧袑W業(yè)水平考試的須提供轉出地省級學業(yè)水平考試證明。
跨省轉出的，須符合其他相關省份學籍管理有關規(guī)定。
第十八條 中小學校在規(guī)定班額范圍內，如有空余學位可接收學生轉入。無空余學位學校不得接收學生轉入。中小學轉學執(zhí)行同級互轉的原則，轉學不得變更就讀年級。原則上起始年級第一學期不能轉學，畢業(yè)年級第二學期不能轉學。各地中考、高考報名結束后，原則上不再辦理畢業(yè)年級學生轉學手續(xù)。學生休學期間以及受處分期間不予轉學。一般普通高中不能轉入省級示范高中。同一城市區(qū)域普通高中不能轉學。中等職業(yè)學校學生轉入普通高中學校，其中考成績須達到轉入學校當年錄取分數(shù)線，并應補學相應的缺修課程。普通高中學生可轉入中等職業(yè)學校。
第十九條 特教學校學生轉入普通學校隨班就讀，或普通學校隨班就讀殘疾學生轉入特教學校就讀的，其學籍可以轉入新學校，也可保留在原學校。
進入專門學校就讀的學生，其學籍是否轉入專門學校，由原學校與學生父母或其他監(jiān)護人商定。
第二十條 轉入、轉出學校和各級學籍管理部門應當分別在審核同意后10個工作日內完成學生學籍轉接。學生辦理學籍轉接手續(xù)后，轉出學校應及時轉出學籍檔案，并在一個月內辦結。
第五章 休學、復學
第二十一條 學生在接受義務教育和普通高中教育期間，不允許留級。有下列情形之一的，可以申請休學：
（一）因病經(jīng)診斷，需停課治療休養(yǎng)占一學期總學時三分之一以上的。
（二）因本人其他不可抗拒原因確需休學的。
第二十二條 申請休學的中小學生，由父母或其他監(jiān)護人提出書面休學申請，填寫《山西省中小學生休學、復學申請表》（附件2，以下簡稱《休學、復學申請表》）并提交有關證明材料（因傷病提出休學的，需提供縣級以上醫(yī)療單位病歷；因學生不可抗拒的原因提出休學的，需出具縣級以上公安、民政或人社等有關部門的證明），學校審核同意后，通過電子學籍系統(tǒng)報學籍管理部門登記后做休學處理。學生休學情況要記入學生電子檔案，醫(yī)院等出具的有關證明作為《休學、復學申請表》的附件保存?zhèn)洳?。學生休學期間，學校應為其保留學籍。
休學結束后，由監(jiān)護人填寫《休學、復學申請表》并提供相關證明材料。復學時可根據(jù)本人和監(jiān)護人要求回原年級就讀，也可以到下一年級就讀。核準復學的學生，由學校通過電子學籍系統(tǒng)報學籍管理部門登記后做復學處理。
休學期限原則上為一年。休學期滿仍不能復學的，應當由學生家長持縣級以上醫(yī)療單位病歷或其他相關證明向學校申請延長休學期，最多可休學兩年。
原則上義務教育階段畢業(yè)年級第二學期不允許休學，普通高中畢業(yè)年級不允許休學。
第六章 退學
第二十三條 學生在接受義務教育期間，除喪失學習能力或出境定居外，不允許學生退學。必須退學的，喪失學習能力須附縣級以上醫(yī)療單位病歷，出境定居須憑學生本人護照復印件、《居民戶口簿》復印件，按學校隸屬關系報所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府或縣級教育行政部門批準，退學手續(xù)一律由縣級教育行政部門辦理。義務教育階段學校不得以任何理由勸退、開除學生。
第二十四條 學生在普通高中學習期間，有下列情形之一的，可以申請退學：
（一）因患不能治愈的重癥或患嚴重的傳染疾病已休學兩年，不能堅持或不宜繼續(xù)在校學習（須附縣級以上醫(yī)療單位病歷）的。
（二）在學習期間因意外傷害性事故導致嚴重的智力障礙或生活不能自理（須有二級甲等以上醫(yī)療單位病歷）的。
（三）出境定居（須憑學生本人護照復印件、戶口簿復印件）的。
（四）本人及監(jiān)護人因其他原因申請退學的。
第二十五條 因出境定居申請退學的小學、初中學生和本細則第二十四條所列情形范圍內申請退學的普通高中學生，由學生本人或監(jiān)護人持相關證明向學校提出書面退學申請，并填寫《山西省中小學生退學申請表》（附件3），經(jīng)學校審核同意并報學籍管理部門批準后，準予退學。學校應及時通過電子學籍系統(tǒng)對退學學生做異動處理。
學生出境定居后又回到境內并仍在我省接受基礎教育的及新移民到我國并在我省落戶、申請在我省中小學校接受教育的學生，參照本細則第三章相關條款恢復、新建學籍。
第二十六條 普通高中學生在一學期內連續(xù)無故曠課超過8周或累計曠課10周及以上，其間經(jīng)學校與父母或其他監(jiān)護人多次聯(lián)系幫助教育無效者；或休學期滿，經(jīng)學校與父母或其他監(jiān)護人聯(lián)系后仍未復學或不按期辦理繼續(xù)休學手續(xù)的，經(jīng)學校報請學籍管理部門批準，按自動退學處理，由學校在電子學籍系統(tǒng)中做退學異動處理。
第二十七條 學生死亡的，學校應當憑相關證明在10個工作日內通過電子學籍系統(tǒng)報學籍管理部門做死亡異動處理。
第二十八條 各學校應將義務教育階段學生輟學情況依法及時書面上報當?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、縣級教育行政部門和學籍管理部門，在義務教育年限內為其保留學籍，并利用電子學籍系統(tǒng)進行管理。
第七章 畢業(yè)（結業(yè)、肄業(yè)）
第二十九條 小學、初中學生學習期滿后，予以畢業(yè)，證書由市級或縣級教育行政部門統(tǒng)一印制、核準、編號、驗印、頒發(fā)。除體育免修學生外，未達體質健康合格標準的，不得發(fā)放畢業(yè)證書。
第三十條 普通高中學生在校學習期滿，達到以下要求者，準予畢業(yè)。
（一）基礎素養(yǎng)評價總評達到合格，無重大錯誤者（含學習期滿，處分已撤銷的）。
（二）各學年獲得的總學分至少達到144學分，其中必修課程至少88學分，選擇性必修課程至少42學分，選修課程至少14學分（含校本課程8學分）。
（三）參加各規(guī)定科目學業(yè)水平考試（含補考）（實施新高考綜合改革后，為學業(yè)水平考試合格性考試），且各科目成績達到A、B、C等級。
（四）達到體育鍛煉合格標準，具體標準可參考《國家體育鍛煉標準》《國家學生體質健康標準》。
第三十一條 普通高中畢業(yè)證書由市級教育行政部門按省統(tǒng)一要求印制。準予畢業(yè)的普通高中學生畢業(yè)證書由市級教育行政主管部門核準、編號、驗印。畢業(yè)證書驗印工作在每年的五月底前一次性完成。
第三十二條 普通高中學生未達到規(guī)定畢業(yè)條件者，由學校發(fā)給結業(yè)（或肄業(yè)）證明書（附件7）。
第三十三條 學生畢業(yè)證書遺失的，一律不補發(fā)，由畢業(yè)學校發(fā)給學歷證明書（附件8），經(jīng)主管教育行政部門驗印后生效。學歷證明原則上只能辦理一次。
第八章 獎勵、處分
第三十四條 對德智體美勞全面發(fā)展或某一方面有突出表現(xiàn)的中小學生，應給予獎勵。凡受到校級以上的獎勵，應記入學生的學籍檔案。
第三十五條 中小學生嚴重違反日常行為規(guī)范、學校有關規(guī)章制度以及治安管理規(guī)定者，應給予處分。義務教育階段學生處分包括警告、嚴重警告、記過，普通高中學生處分包括警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍。普通高中學生留校察看時間最長不超過一年，期滿后仍無改正表現(xiàn)者，應開除學籍。開除普通高中學生的學籍須報市級教育行政部門批準。
學生受到記過及以上處分，須記入學生的學籍檔案。
第九章 保障措施
第三十六條 各級教育行政部門和各中小學校應當為學籍管理工作提供必要的保障條件，包括學籍管理專用電腦、掃描儀、數(shù)碼相機或高清攝像頭等設備，完善管理制度，建立工作機制，規(guī)范學籍管理工作。
學籍管理員須為各級學籍管理部門和學校在編工作人員，身體健康，思想素質和業(yè)務素質優(yōu)良，熟悉學籍管理有關規(guī)范要求。學籍管理員須經(jīng)過專業(yè)培訓方可上崗工作，并保持相對穩(wěn)定。各地各校學籍管理員名單要報上級學籍管理部門備案。發(fā)生變化的，要及時上報備案。同時要充分調動學籍管理員工作積極性，科學核定工作量，在評定職稱、績效考核等方面考慮相關因素后適當予以傾斜。
第三十七條 學籍管理部門和學校每學期須復核學生學籍，確保學籍變動手續(xù)完備，學生基本信息和學籍變動信息準確。
第三十八條 各級教育行政部門和學校建立學生學籍信息保密制度。非經(jīng)學籍管理部門書面批準，學籍信息一律不得向外提供，嚴防學籍信息外泄和濫用。如有需要查閱學生學籍信息，需提供查閱單位介紹信或學生監(jiān)護人戶口本、身份證等證件，經(jīng)學籍管理部門書面批準，履行查閱登記手續(xù)。
第三十九條 教育行政部門違反本辦法的規(guī)定，由上一級教育行政部門責令改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法處理。
第四十條 學校違反本辦法的規(guī)定，有下列情形之一的，由主管部門責令改正；情節(jié)嚴重的，依法追究校長和相關人員責任：
（一）不為已接收學生建立學籍檔案的；
（二）以虛假信息建立學籍或學籍檔案的；
（三）不及時把學籍變動信息納入學籍檔案的；
（四）不及時報告義務教育階段學生輟學情況的；
（五）接收學生不為其辦理轉學手續(xù)的；
（六）不按規(guī)定為學生轉接學生檔案的；
（七）泄露或非法使用學生學籍信息的；
（八）違反本細則規(guī)定的其他行為。